Le problème : des tickets partout, des achats oubliés
7 h 30, passage au négoce pour les plaques et la colle. 11 h, un complément de vis et de joints dans un magasin de bricolage. 16 h, un raccord en urgence sur un autre chantier. Trois tickets dans la poche, deux chantiers, aucune trace ailleurs.
Le soir, il faudrait tout recopier. On remet à plus tard. Un ticket se perd, un autre s’efface. Au moment de facturer, on ne sait plus quelle fourniture allait sur quel chantier, ni ce qu’il fallait refacturer au client.
Ces petits oublis s’additionnent : des fournitures payées et jamais refacturées, des heures de saisie le week-end, et une vision floue de ce que chaque chantier a vraiment coûté.
Ce que Pilot fait pour vos dépenses
Chaque achat rattaché à son chantier
Vous enregistrez l’achat directement dans le chantier concerné : description, fournisseur, date, montants. Exemple : les plaques de plâtre achetées le matin vont sur le chantier « Rénovation appartement », le raccord de l’après-midi sur le chantier « Salle de bain ».
Scanner le ticket de caisse (formule Pro)
Avec la formule Pro, vous prenez le ticket en photo, ou vous le choisissez dans votre galerie. Pilot le lit et propose le fournisseur, la date, le montant HT, la TVA et le montant TTC. Vous vérifiez, vous corrigez si besoin, vous enregistrez. Le ticket reste joint à l’achat.
La saisie à la main, toujours possible
Dans les deux formules, vous pouvez saisir un achat à la main, avec ou sans ticket, ou joindre un fichier, par exemple la facture d’un fournisseur reçue par e-mail.
Une fiche chantier qui montre tout
Sur la fiche du chantier, vous retrouvez les devis signés, les encaissements, les dépenses et les points à reprendre. Vous voyez côte à côte ce que le client s’est engagé à payer, ce qu’il a déjà réglé, le reste à encaisser et ce que vous avez dépensé.
Des achats refacturables au choix
Au moment de préparer la facture, vous choisissez les achats à refacturer au client. Une fourniture achetée en plus à sa demande n’est plus oubliée.
Exemple pas à pas : une journée de fournitures
Exemple chiffré, pour illustrer le fonctionnement avec la formule Pro.
- Au négoce. En sortant, vous ouvrez le chantier « Rénovation appartement » sur votre téléphone et touchez « Scanner le ticket ». Pilot lit le ticket : 412,80 € TTC. Vous vérifiez et enregistrez.
- Au magasin de bricolage. Même geste sur le même chantier : 38,40 € TTC de vis et de joints.
- Sur l’autre chantier. Le raccord acheté en urgence, 24,90 € TTC, est enregistré sur le chantier « Salle de bain ». Chaque dépense est à sa place.
- Une demande du client. Le client a demandé une barre de seuil en plus : vous gardez cet achat pour le refacturer.
- À la facture. En fin de chantier, vous préparez la facture à partir des devis acceptés, versements déduits, et vous cochez l’achat de la barre de seuil à refacturer.
Sans Pilot / Avec Pilot
| Situation | Sans Pilot | Avec Pilot |
|---|---|---|
| Garder le ticket | Dans la poche ou la boîte à gants | Photo du ticket jointe à l’achat |
| Saisir l’achat | Recopier le soir ou le week-end | Ticket lu automatiquement (formule Pro), à vérifier puis enregistrer |
| Savoir à quel chantier il appartient | Mémoire, annotations au stylo | Achat rattaché au chantier dès l’enregistrement |
| Voir les dépenses d’un chantier | Tableur à tenir à jour | Dépenses sur la fiche du chantier, avec devis et encaissements |
| Refacturer une fourniture | Souvent oubliée | Achats refacturables choisis à la préparation de la facture |
| Facture reçue par e-mail | Rangée dans un dossier à part | Fichier joint à l’achat du chantier |
Pour quels métiers
- Plombier : raccords, vannes et petites fournitures achetés au comptoir vont directement sur le bon chantier.
- Électricien : gaines, câbles et appareillages se suivent achat par achat.
- Peintre : pots, rouleaux et enduits sont enregistrés dès la sortie du magasin.
- Maçon : ciment, parpaings et location de matériel restent rattachés au chantier.
- Paysagiste : végétaux, terre et paillage achetés pour un jardin ne se mélangent plus avec ceux d’un autre client.
- Auto-entrepreneur du bâtiment : tous vos tickets sont rangés par chantier, sans tableur.
Sur téléphone et sur ordinateur
Mayna Pilot fonctionne sur iPhone, Android et ordinateur. Sur le téléphone, à la sortie du magasin, vous scannez le ticket ou saisissez l’achat dans le bon chantier. Sur ordinateur, au bureau, vous relisez les dépenses de chaque chantier et préparez la facture en choisissant les achats à refacturer.
Prix et essai
- Solo, 14,90 € HT par mois : achats et dépenses rattachés au chantier, saisie à la main, 3 chantiers en cours à la fois, 50 photos par chantier.
- Pro, 29,90 € HT par mois : tout Solo, plus la lecture automatique des tickets d’achat, et des chantiers et photos illimités.
La lecture automatique des tickets est réservée à la formule Pro. Pendant les 14 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire et sans engagement, vous pouvez la tester sur 5 tickets d’achat. À la fin de l’essai, sans abonnement, votre compte passe en consultation : rien n’est supprimé. Détail des formules sur la page tarifs.
Pour aller plus loin
- Le guide du suivi des dépenses de chantier : méthode simple pour ne plus perdre un achat.
- Choisir un logiciel de suivi de chantier.
- Le logiciel de gestion de chantier Mayna Pilot.
Questions fréquentes
Elle est réservée à la formule Pro, à 29,90 € HT par mois. Avec la formule Solo, à 14,90 € HT par mois, vous enregistrez vos achats à la main et les rattachez au chantier.
Oui. L’essai gratuit de 14 jours inclut 5 lectures de tickets d’achat, sans carte bancaire et sans engagement.
Le fournisseur, la date, le montant HT, la TVA et le montant TTC. Vous vérifiez chaque champ avant d’enregistrer, et le ticket reste joint à l’achat.
Oui. Vous pouvez prendre le ticket en photo sur le moment ou le choisir dans votre galerie.
Oui. Au moment de préparer la facture, vous choisissez les achats refacturables à reprendre.
Sur la fiche du chantier, à côté des devis signés, des encaissements et des points à reprendre.
Sans abonnement à la fin de l’essai, votre compte passe en consultation. Rien n’est supprimé.