Un ticket oublié, une facture fournisseur rangée dans le mauvais dossier : le total d’un chantier devient difficile à expliquer. Un suivi utile commence par une ligne par achat, un justificatif retrouvable et un rattachement au bon chantier.
Ce guide s’adresse aux artisans qui veulent suivre leurs fournitures et distinguer les dépenses des encaissements. Vous pouvez appliquer la méthode dans un tableau ou dans un logiciel de chantier.
1. Garder les mêmes informations pour chaque achat
Commencez par le chantier, la date, le fournisseur, la description, le montant et la référence du justificatif. Gardez des colonnes HT, TVA et TTC distinctes si ces informations figurent sur le document. Ne mélangez pas des valeurs HT et TTC dans le même total.
| Chantier | Achat | Montant | Justificatif | À vérifier avant facturation |
|---|---|---|---|---|
| Terrasse | Visserie | 48 € | Ticket A | Déjà comprise au devis |
| Terrasse | Bordure ajoutée | 120 € | Facture B | Vérifier le complément accepté |
| Salle de bain | Raccords | 36 € | Ticket C | Déjà compris au devis |
Dans cet exemple, les achats de la terrasse représentent 168 € TTC. Les 36 € de raccords appartiennent à une autre affaire. Le classement par chantier évite de tirer une conclusion à partir du total de tous les tickets.
Pour votre suivi, le modèle ci-dessous contient aussi la date, le fournisseur et des colonnes HT, TVA et TTC séparées. La colonne de vérification prépare la facturation ; elle ne crée pas de ligne dans la facture.
2. Vérifier régulièrement, avant que les tickets ne s’accumulent
- À chaque achat, rangez le justificatif et rattachez-le à son chantier.
- Relisez la date, les montants et le fournisseur avant d’enregistrer.
- À chaque point de suivi, comparez les achats saisis avec les justificatifs reçus.
- Repérez les doublons : un bon de livraison et sa facture ne sont pas deux dépenses différentes.
- Gardez séparées les dépenses déjà engagées mais pas encore saisies, pour ne pas les oublier lors de la prochaine vérification.
Si un achat couvre plusieurs chantiers, établissez une répartition explicite dans votre suivi. Ne comptez pas la totalité sur chacun. Ne supposez pas que le logiciel répartit automatiquement un justificatif : vérifiez le fonctionnement avant de l’utiliser pour ce cas.
3. Ne pas confondre dépenses, encaissements et marge
Les dépenses sont les achats enregistrés. Les encaissements correspondent aux versements reçus du client. Le reste à encaisser porte sur ce que le client doit encore régler ; il ne mesure pas le bénéfice du chantier.
Le montant du devis moins les matériaux ne suffit pas à établir une marge complète. Il manque notamment le temps de travail et les autres coûts applicables à votre activité. Pour comparer un budget prévu et des dépenses réelles, conservez la même base de montant et le même périmètre de coûts.
4. Enregistrer et retrouver une dépense dans Mayna Pilot
- Ouvrez Achats, puis Nouvel achat.
- Vérifiez le chantier sélectionné. Renseignez la description, la date et les montants disponibles sur le justificatif.
- Ajoutez le justificatif, puis enregistrez et contrôlez la dépense obtenue.
- Retrouvez les achats dans la liste ou dans Finance → Achats sur la fiche chantier.
Avec Solo, saisissez vos achats à la main. Pro inclut le scan des tickets d’achat ; l’essai comprend cinq scans. Vérifiez les informations du ticket avant d’enregistrer. Consultez les tarifs et limites des formules.
5. Décider séparément de la refacturation
Enregistrer une dépense ne la facture pas au client. Dans la préparation de facture de Pilot, les achats sont initialement Écartés. Retenez seulement ceux que vous avez convenu de refacturer et vérifiez qu’ils ne sont pas déjà compris dans les travaux du devis.
Si l’achat découle d’une demande nouvelle, commencez par clarifier cette demande avec le client. Notre guide sur les travaux supplémentaires détaille ce parcours.
Pour un exemple adapté à votre activité, découvrez le suivi d’une installation de chauffage ou le suivi d’un aménagement de jardin.